6.9. Creación de un repositorio digital

 Autores: Ciro Llueca y Sandra Reoyo

Un repositorio es un conjunto de servicios prestados por una institución que sirve para publicar en internet, normalmente con acceso abierto, una base de datos que incluye los documentos digitales o digitalizados que forman los fondos y colecciones de una unidad de información.  Ante el reto de internet, actualmente los repositorios son el espacio natural de crecimiento de los servicios de información: los procesos de catalogación dieron lugar a los catálogos automatizados, estos a los catálogos en línea y estos a los repositorios.

Las VENTAJAS son evidentes:

·         La producción científica y documental albergada en un repositorio digital adquiere más visibilidad para sus autores.

·         Accesibilidad internacional, aumento de audiencia y mayor impacto científico.

·         Favorece el movimiento mundial de acceso abierto (open Access)

·         Favorece la preservación de la producción documental

·         Proporciona servicios de valor añadidos: estadísticas de consulta, direcciones permanentes, servicios de alerta, etc.

 

CULTURA OPEN ACESS

Es un nuevo modelo de comunicación científica puesto en marcha por las instituciones científicas que financian las investigaciones con la finalidad de depositar en la red y forma gratuita la producción académica de cualquier disciplina. El movimiento se basa en la idea de que los resultados de la investigación financiada con fondos públicos deben ser de acceso público.

Actualmente el movimiento Open Acess está totalmente extendido y es apoyado por las políticas institucionales, nacionales e internacionales. Para saber más sobre estas políticas de apoyo se puede consultar ROARMP a nivel internacional o MELIBEA a nivel español.

 

REPOSITORIOS MÁS HABITUALES

1.    Los más habituales son los académicos y/o institucionales creados para garantizar el acceso a la producción científica de sus miembros: tesis, artículos de revista, pre y post-prints, trabajos finales de carrera, ponencias, memorias, etc. Ejemplo: el repositorio digital de documentos de la UAB.

2.    Repositorios cooperativos, creados por instituciones relacionadas entre ellas para agrupar la documentación, aumentar su visibilidad y la de la investigación producida en su ámbito de actuación y obtener así servicios de valor añadido. Ejemplo: RECERCAT, repositorio cooperativo de documentos de investigación producidos en Cataluña.

3.    A nivel supracorporativo están los recolectores o harvesters que actúan a modo de paraguas de diversos repositorios. Ejemplo: EUROPEANA, DRIVER, ScIELO, OAISter, entre otros.

4.    Repositorios temáticos: creados con la finalidad de agrupar documentos de investigación sobre una temática concreta y que suelen funcionar de manera suprainstitucional. Muy útiles para los investigadores. Ejemplo: E-LIST, el mayor repositorio internacional de documentos sobre biblioteconomía y documentación depositados por los propios autores.

 

CREACIÓN DE UN REPOSITORIO

1.-DIAGNOSTICO Y ESTRATEGIA

Realizar un diagnostico de la situación, que deberá tener en cuenta la planificación estratégica de la institución que quiere crear el repositorio.

Para la preparación del proyecto habrá que identificar los objetivos, describir los recursos necesarios: humanos, económicos, infraestructura y las colecciones susceptibles de ser depositadas, así como el tamaño que alcanzará el repositorio, que formato y usos tendrá.

En el caso de los materiales analógicos será necesario un proyecto de digitalización previo. Hay que priorizar los materiales a digitalizar, ya que este proyecto no es barato.

A efectos técnicos, se recomienda basarse en las directrices que normalizan los procesos de digitalización, como los estándares que publican instituciones como CBUC.

Debemos valorara si es mejor crear un repositorio institucional propio o participar en un repositorio cooperativo ya existente.

 

2.-OBTENER COBERTURA LEGAL

Según la ley de propiedad intelectual será necesario contar con la autorización de autor o de sus herederos para incluir sus obras en el repositorio.

En el caso de los repositorios institucionales es habitual autoarchivo de las versiones pre o post print de artículos publicados en revistas científicas que permiten esta práctica.

3.-RECURSOS

HARDWARE: el tipo de servidor que soportará el repositorio puede ser un sistema de arquitectura local o externa, dependiendo de factores como:

·         Las finanzas de la institución.

·         El volumen de documentos a depositar

·         El nivel de consultas de los usuarios potenciales

SOFTWARE: La tendencia mundial es utilizar software libre, por las ventajas que supone:

·         La adaptabilidad

·         Los menores costes

·         La independencia del proveedor

La elección del software libre depende sobre todo del tipo de documento que se va a almacenar. Unos sistemas son más válidos para depositar documentos con texto (como OJS, DSpace), los hay mejores para almacenar imágenes (como CONTENTdm), otros para los manuscritos, otros para los archivos de imagen y video. No existe un único sistema con soluciones ideales para todos los casos.

A nivel internacional existen unos 70 programas de acceso abierto para crear repositorios. Según openDOAR los más comunes, por su facilidad de instalar y mantener, son DSpace  y EPrints.

En caso de instituciones con pocos recursos se aconseja usar Picassa de Google o Flickr.

En el caso de España el más usado es DSpace.

 

METADATOS: Los documentos depositados en el repertorio deben estar descritos utilizando un sistema de metadatos basado en estándares internacionales como el Dublin Core Cualificado. Con el fin de lograr uniformidad y normalización, hay que establecer especificaciones sobre cómo dar la información de los diferentes elementos.

Se recomienda que los documentos sean autoarchivados por el propio autor, que introduce en el repositorio el fichero y los datos básicos del registro como: autor, título y fecha.

A continuación es conveniente establecer un proceso de trabajo que permita la revisión del registro por el personal de la biblioteca, para completar y validar la información.

 

Es recomendable también implementar el uso de metadatos PREMIS: para asegurar la preservación a largo plazo de los objetos digitales del repositorio, y también de METS, otro estándar usado para codificar los metadatos descriptivos, administrativos y estructurales, basado en XML.

 

Por último, es conveniente catalogar los documentos digitales del repositorio en el catálogo de la Biblioteca de la institución.

 

4.-IMPLEMENTACIÓN

• PLANIFICACIÓN DE TAREAS: establecer un calendario para el proyecto

• PUBLICACIÓN Y EVALUACIÓN: es importante establecer un sistema de evaluación del repositorio creado, sobre todo para valorar su visibilidad. Para ello existe una “Guía para la evaluación de repositorios institucionales de investigación”

• PRESERVACIÓN Y SEGURIDAD DEL REPOSITORIO: el principal reto es la preservación a largo plazo del repositorio digital. Tres son los objetivos básicos a garantizar:

·         Los datos depositados no se perderán, ni dañarán o alterarán

·         Los usuarios podrán acceder a los datos

·         Los datos serán interpretados y comprensibles para los usuarios, superando la obsolescencia de los recursos electrónicos.

 

5.-PROMOCIÓN DEL REPOSITORIO

Primero es necesario dar a conocer y formar a los usuarios potenciales del repositorio, a nivel interno de la institución.

Después, dar publicidad externa al repositorio y garantizar el buen posicionamiento del mismo en la web (usando sobre todo las herramientas 2.0).